اينکه روابط عمومي وب‌سايتي به‌روز شده داشته باشد خوب است اما چندان
سرگرم‌کننده نيست.
بسياري از كارورران روابط‌عمومي‌ وب‌سايت‌هاي خود را به‌روز
نمي‌کنند، بلکه وب‌مسترها هستند كه اين کار را انجام مي‌دهند، كارورزان ممکن است
مسئول فراهم کردن مواد اوليه يا اطلاعاتي باشند كه روي سايت قرار مي‌گيرد اما تا
آنجايي‌که مي‌تواند عملي شود.
از آنجا که من وب سايت خودم (www.online-pr.com) را شخصاً اداره و نگهداري
و پشتيباني مي‌کنم، مجبور بودم نكاتي را درباره پشتيباني آن ياد بگيرم.

در اينجا10 مورد را که روابط‌عمومي‌هاي حرفه‌اي جدا از آنکه وب‌سايت‌هاي سازمان
خود را خود به‌روز مي‌کنند يا نه بايد بدانند، بيان مي‌شود.

1- وب سايت شما کارت تجارت يا بروشور مؤسسه شماست: هيچ
وسيله ارتباطي ديگري مثل وب سايت در تمام ساعات روز و هفت روز هفته حضور دائمي
ندارد و نمي‌تواند به هر نقطه جهان گسترش يابد. پس وب‌سايت شما بايد مخزن تمام و هر
نوع اطلاعات درباره شما که مايليد مشتريان، خريداران، سرمايه‌گذاران و سايرين
بدانند، باشد. خويشتنداري و اعتدال يک سنت نيست. هر چه بيشتر شما ازخود بگوييد
اعتبار شما بيشتر خواهد شد.

2- پشتيباني وب‌سايت نکته اصلي براي روابط‌عمومي‌هاست: هيچ‌کس
سايتي را که لينک‌هاي آن کار نمي‌کنند يا اطلاعات آن به‌روز نيست و فاقد اطلاعاتي
است که بايد باشد، دوست ندارد.
 شما كه نمي‌خواهيد بروشورها و کارت‌هاي
تجاري قديمي با آدرس‌ها و شماره تلفن‌هاي غلط را به ديگري بدهيد.
در حالي‌که
وب‌سايت‌هاي بزرگ درباره مسئله پشتيباني بسيار تيزبين و دقيق هستند، وب‌سايت‌هاي
کوچک و متوسط اينچنين نيستند. تعدادي از اينگونه وب‌سايت‌ها متعلق به آژانس‌هاي
روابط‌عمومي هستند و اين در نوع خودمايه خجالت است.
به‌طور مطلوب، نگهداري و
به‌روزرساني سايت روزانه انجام مي‌شود اما تعدادي اگر نه بيشتر اينگونه سايت‌ها،
وب‌سايت‌هاي هستند که اطلاعات کمي دارند و کمتر ديده مي‌شوند.
لذا نياز نيست که
اغلب به‌روز شوند. با وجود اين نبايد اجازه داد يک‌هفته بگذرد و سايت به روز نشود.
يک راه براي يادآوري قراردادن يک تابع اعلام زمان روي سايت براي شما و بازديد
کنندگان است با اين عنوان كه "اين سايت آخرين بار در تاريخ.......... به‌روز
شده‌است".
من در بحث با همکاراني که معتقد بودند غالباً نياز نسيت يک‌ سايت
به‌روز شود، آنان را متقاعد کردم که اشتباه مي‌کنند. محصول روز بودن واقعيتي‌است كه
در وب هم به اندازه ميوه‌فروشي‌ها با آن سر و كار داريم. در واقع بازديد کنندگان
مايلند در مورد دقيق بودن آنچه مطالعه مي‌کنند، آسوده خاطر باشند.

3- ساده بگيريد: ساختار وب سايت مي‌تواند به‌طور غير ضروري
پيچيده باشد و در اين صورت به روز کردن آن وقت زيادي مي‌گيرد. به‌همين دليل من
طراحي ساده سايت را ترجيح مي‌دهم. از هنگامي‌که من خودم همه چيز را در
online-pr.com انجام مي‌دهم وقت زيادي براي کدها يا طرح‌بندي‌هاي پيچيده ندارم.
سايت من مي‌توانست زيباتر به نظر برسد درحالي‌كه الان به‌دليل سادگي‌اش محدود شده‌،
اما من مي‌توانم خيلي سريع‌ آن را به‌روز کنم. توجه داشته باشيد چطور ساير
وب‌سايت‌ها خصوصاً جستجوگرها به سوي طرح‌بندي‌هاي ساده حرکت مي‌کنند.

4- از بين رفتن لينک‌ها: در هر سايت لينك‌هايي به داخل يا خارج
سايت وجود دارند و واقعيت اين ‌است كه هرچه لينک به منابع بيروني بيشتر باشد نياز
بيشتري بهتوجه در به‌روز کردن لينك‌ها وجود دارد.
online-pr.com بيش از دو هزار
لينک دارد و در هر زمان دو درصد آنها بد است. اين در حالي است که اين رقم بهتر از
رقم متوسط بسياري از سايت‌هاي تجاري است که تا 4 درصد لينک بد دارند، اين
راضي‌کننده نيست اما کار زيادي درباره آن نمي‌توان کرد. لينک‌هاي خارجي بدون
هيچگونه اخطاري و هشداري ناپديد مي‌شوند.

5- مردم به شما نمي‌گويند: من مدت‌هاست از بازديد‌کنندگان
مي‌خواهم وقتي يک لينک از بين مي‌رود به من اطلاع دهند. اما اکثر آنها اين کار را
نمي‌کنند. واقعيت اين است که بازديدکنندگان سايت معتقدند اين وظيفه مالک/ اپراتور
سايت است که سايت را به‌روز کند. نبايد از آنان انتظار داشت که اين کار را براي شما
انجام دهند. به ‌هر حال آنها درست مي‌گويند. وقتي شما تمايلي به پشتيباني سايت
نداريد چرا سايت داريد؟ وقتي بازديدکنندگان لينک‌هاي از بين رفته پيدا مي‌کنند آنچه
اتفاق مي‌افتد بسيار ساده است. آنها سايت را ترک مي‌کنند. اما اينکه آيا آنها
دوباره برمي‌گردند سؤال ديگري است.

6- برنامه‌هاي کنترل‌ لينک کافي نيستند: يک ابداع ضروري براي
پشتيباني وب‌سايت، يک برنامه اتوماتيک کنترل‌کننده لينک است. اين برنامه
نرم‌افزاري‌است که در تمام سايت شما مي‌گردد و بر روي همه لينک‌ها کليک مي‌کند و
سپس گزارش مي‌دهد که آيا لينک کار مي‌کند يا خير. اگر شما مسئول يک وب‌سايت هستيد
نياز به يک کنترل‌کننده لينک داريد. اما افسوس، يک کنترل‌کننده لينک چنانچه شما به
منابع بيروني لينک مي‌شويد کافي نيست. از آنجا که وب‌سايت من به‌طور وسيعي به منابع
بيروني لينک مي‌شود، دريافته‌ام که بهتر است هر از گاهي به داخل لينک‌ها رفته و
کليک کنم. به اين دليل که ممکن است لينک کار كند اما سايت حاوي لينك ممکن است تغيير
يافته يا حتي جايگزين شده باشد و در نتيجه نشاني آن کاملاً متفاوت باشد. در واقع
تنها راه آگاهي از لينك‌هاي بد کليک کردن و نگاه کردن است.

7- کنترل صحيح نويسي و دستور زبان: دستور زبان بد و املاي غلط
کلمات، در وب سايت به راحتي ديده مي‌شوند. آنها همچنين چيزهايي درباره شما مي‌گويند
که شما مايل نيستيد گفته شود. اشتباه طبيعي‌است: ما همه انسانيم؛ اصل اين است که
وقتي اشتباه را يافتيد به سرعت آن را از اصلاح کنيد. اجازه ندهيد يک هفته يا بيشتر،
يا تا زمان به‌روز رساني بعدي در آنجا بماند. بازديدکنندگان تعجب خواهند کرد که چرا
يک اشتباه آشکار در سايت خود داريد.

8- از اشتباهات طراحي سريعا" خلاص شويد: گاهي به‌علت طراحي
اوليه ضعيف يا کد غلط، يا خراب بودن برخي چيزها ممکن است يک صفحه وب بد به‌نظر
برسد. سريعاً اشكال را‌ برطرف کنيد. اينکه در سايت، يك اشتباه آشکار را بدون توجه
رها کنيد تا همه آن را ببينيد امتياز خوبي نيست.

9- دقت نظر: "من مرتكب اشتباه شدم." يک توضيح سريع ممکن است
کمکي براي بيان اين مطلب باشد. ماه‌ها گزارش مي‌شد تعدادي از لينک‌هاي داخلي در
سايت من ديگر کار نمي‌کند. من کاري براي اين مسئله نکردم، و اين گزارش را ناديده
گرفتم. تصور مي‌کردم اين گزارش اشتباه است. خوب اينگونه نبود و من وقتي نرم افزار
قالب‌بندي html را به‌روز کردم اين مشکل حل شد. تنها يک حرف در صفحه index از
"index.htm" به "index.html" تغيير کرد. اين يک حرف کوچک در سراسر وب‌سايت بيش از
يک‌صد لينک که بازديدکنندگان را به صفحه اوليه مي‌برد، را ناکار آمد مي‌کرد. اين
مسئله روزها طول کشيد تا من بگردم و لينک‌هاي صدمه ديده را پيدا کنم و اصلاح
کنم.

10- همه‌چيز به‌هم متصل هستند: فرض اينكه صفحات وب از هم
جدا هستند، ساده است. به‌عنوان مثال شما مي‌توانيد چيزي را در يک صفحه تغيير دهيد
بي‌آنكه نگران باشيد چه تأثيري بر صحفه‌هاي ديگر مي‌گذارد. اين تنها قسمتي از
واقعيت است. با حذف يک صفحه ممكن است لينک‌هايي را در index يا منوي سايت بشکنيد.
همين اتفاق وقتي صفحه‌اي را جابه‌جا مي‌كنيد مي‌افتد. چون كاربر ديگر نمي‌داند کجا
بايد به‌دنبال آن بگردد. در طي سال‌هاي اداره سايتم هر زمان صفحه‌هايي را اضافه و
يا حذف كردم، لينک هايي را در سراسر سايت از بين برده‌ام.

يك وب‌سايت چيزي سرسري نيست. وب‌ از ابزار قدرتمندي‌است که روابط‌عمومي‌ها در
اختيار دارند.

پس بدينگونه با آن رفتار کنيد...

جيمز ال هورتون بيش از 20 سال در روابط عمومي ها کارکرده است. او بنيانگذار و
عامل اجراي سايت www.online-pr.comاست.