5.مديريت‌ اطلاعات‌

حجم‌ زياد اطلاعات‌ در درون‌ سازمان‌ها و ذهن‌ جست‌وجوگر مخاطبان‌ براي‌ كسب‌اطلاعات‌ و عامل‌ سرعت‌ در اطلاع‌ رساني‌ نيازمند تدوين‌ سياست‌ مناسب‌ براي‌ اداره‌ اطلاعات‌است‌. تغيير در كيفيت‌ و كميت‌ اطلاعات‌ و تنوع‌ كانال‌هاي‌ ارتباطي‌ از جمله‌ رسانه‌هاي‌ ارتباطجمعي‌، فرايند توليد و پردازش‌ آن‌ را دگرگون‌ ساخته‌ و شرايط جديدي‌ را براي‌ مديريت‌اطلاع‌ رساني‌ سازمان‌ها به‌ وجود آورده‌ است‌. كنترل‌ يا انتشار اطلاعات‌، تعيين‌ زمان‌ مناسب‌ ياشدت‌ و اولويت‌ گذاري‌ در انتخاب‌ رسانه‌ها، تعيين‌ نوع‌ صفحه‌ روزنامه‌ و يا پاسخ‌ گويي‌ سريع‌به‌ پرسش‌هاي‌ روزنامه‌ نگاران‌ يا كاركنان‌ نسبت‌ به‌ رويدادها، واحدهاي‌ اطلاع‌ رساني‌ سازماني‌را به‌ چالش‌ نوين‌ كشانده‌ است‌. قدرت‌ تصميم‌گيري‌ بموقع‌ و سريع‌ كه‌ نيازمند به‌ شناخت‌ كافي‌نسبت‌ به‌ سازمان‌ و جامعه‌ است‌، از توانايي‌هايي‌ است كه‌ يك‌ مدير اطلاع‌رساني‌ درسازمان‌هاي‌ امروزي‌ بايد دارا باشد. اما اطلاعات‌ چيست‌ و چه‌ ويژگي‌هايي‌ دارد؟

هارلن‌ كليولند (1985) با وام‌ گرفتن‌ از تعريف‌ پيتر دراكر از اطلاعات‌ كه‌ آن‌ را پداده‌هاي‌سازمان‌ يافته‌ و پالايش‌ شده‌ در دانش‌ و خردپ مي‌نامد به‌ ويژگي‌هاي‌ پنج‌گانه‌ اطلاعات‌ اشاره‌مي‌كند:

الف‌. اطلاعات‌ قابل‌ توسعه‌ است‌ و تنها عامل‌ محدود كننده‌ آن‌ زمان‌ است‌;

ب‌. اطلاعات‌ بر خلاف‌ صنعت‌ خودرو سازي‌ يا فولاد با كمبود منبع‌ مواجه‌ نيست‌ ;

پ‌. اطلاعات‌ در مقايسه‌ با ساير عوامل‌ توليد مثل‌ نيروي‌ كار، سرمايه‌ يا مواد بادوام‌ است‌ ;

ت‌. اطلاعات‌ قابل‌ انتقال‌ است‌، حتي‌ با سرعت‌ نور ; و

ث‌. اطلاعات‌ قابل‌ نشر است‌ و هر چند ممكن‌ است‌ نشست‌ كند، ولي‌ درز كردن‌ يا درزدادن‌ اطلاعات‌ مقل‌ به‌ هرز رفتن‌ نفت‌ از كشتي‌ها در دريا نيست‌.

در برابر اين‌ توصيفات‌، فيليپ‌ كلمپيت‌ (1991) به‌ اسطوره‌هاي‌ پنج‌گانه‌ اطلاعات‌ اشاره‌مي‌كند تا مديران‌ را به‌ انتشار بيش‌تر اطلاعات‌ ترغيب‌ كند:

اول‌، اطلاعات‌ نوعي‌ از كالاست‌. چنين‌ ديدگاهي‌ از بدو تأسيس‌ خبر گزاري‌هاي‌ بين‌المللي‌ عنوان‌ مي‌شود كه‌ خبر كالايي‌ قابل‌ خريد و فروش‌ است‌، ولي‌ قابل‌ انتقال‌ نيست‌. زيراوقتي‌ از طريق‌ كانال‌ ارتباطي‌ يا از فردي‌ به‌ فرد ديگر منتقل‌ مي‌شود، فروش‌ مجدد آن‌ مقدورنيست‌.

دوم‌، اطلاعات‌ قدرت‌ است‌. هر فرد آگاه‌تر مي‌تواند قدرتمندتر باشد. هر چند اطلاعات‌قدرت‌ مي‌آورد، ولي‌ اين‌ قدرت‌ بيش‌تر به‌ نوع‌ استفاده‌ از آن‌ بستگي‌ دارد. اطلاعات‌ بايد باديگران‌ تسهيم‌ شود تا مفهوم‌ گردد. در شرايط رشد اقتصادي‌ توزيع‌ اطلاعات‌ ضروري‌ است‌و حبس‌ آن‌ ركود در پي‌ خواهد داشت‌;

سوم‌، اطلاعات‌ بيش‌تر بهتر است‌. زماني‌ اين‌ ادعا به‌ طور نسبي‌ درست‌ بود، اما امروزه‌نگهداري‌ و ثبت‌ و ذخيره‌ حجم‌ عظيمي‌ از اطلاعات‌ سازمان‌ را دچار بحران‌ خواهد كرد و پس‌از مدتي‌ بسياري‌ از اين‌ اطلاعات‌ حالت‌ ضد و نقيض‌ پيدا خواهند كرد. كيفيت‌ و توسعه‌اطلاعات‌ مهم‌تر از كميت‌ و ذخيره‌ آن‌ است‌;

چهارم‌، اطلاعات‌ فاقد ارزش‌ است‌. اين‌ ادعا كه‌ در فرايند توليد اطلاعات‌ رعايت‌ كامل‌ بي‌طرفي‌ مي‌شود، مورد ترديد است‌، زيرا هر گونه‌ اطلاعاتي‌ داراي‌ نوعي‌ ارزش‌ است‌. اطلاعات‌معمولا مربوط و هدفمند است‌. با هدف‌ خاص‌ توليد مي‌شود و با نگاه‌ متفاوت‌ مورد استفاده‌قرار مي‌گيرد. معني‌ و مفهوم‌ در ظرف‌ زمان‌، فرهنگ‌ و مكان‌ تغيير مي‌كند ; و

پنجم‌، اطلاعات‌ دانش‌ است‌. بخش‌ عمده‌اي‌ از اطلاعات‌ موجود داده‌هاي‌ غير مرتبطاند وخالي‌ از حقيقت‌. بر عكس‌ دانش‌ قابليت‌ تبيين‌ دارد و مي‌تواند كاركنان‌ را توانمند كند.ديدگاه‌هاي‌ فوق‌ رويكرد فرهنگي‌ مديريت‌ به‌ اطلاع‌رساني‌ را مورد تأكيد قرار مي‌دهد. امامديريت‌ اطلاعات‌ در سازمان‌هاي‌ معاصر چه‌ با كاركردي‌ سياسي‌ و چه‌ به‌ صورت‌ اقتصادي‌ ازديدگاه‌ نظريه‌ پردازان‌ انتقادي‌ از جمله‌ يورگن‌ هابرماس‌ به‌ صورت‌ بدبينانه‌اي‌ ارزيابي‌مي‌شود. وي‌ برخلاف‌ متفكران‌ ليبرالي‌ چون‌ هارولد لاسول‌، والترليپمن‌ و ادوارد برنيز كه‌پاقناع‌پ، پتبليغات‌پ و پمهندسي‌ رضايت‌پ را به‌ عنوان‌ ابزار مديريت‌ اطلاعات‌ و مقوله‌اي‌ضروري‌ براي‌ جامعه‌ مدرن‌ و نيرويي‌ مثبت‌ به‌ شمار مي‌آوردند، آن‌ را نشانه‌اي‌ از نابودي‌گستره‌ همگاني‌ مي‌شناسد. هابرماس‌ اقناع‌ و تبليغ‌ را به‌ عنوان‌ عملي‌ مغاير با عقلانيت‌ ارتباطي‌و مانعي‌ در راه‌ آگاه‌ شدن‌ مردم‌ از مسائل‌ جاري‌ عنوان‌ مي‌كند. (وبستر -265: 1380) همچنين‌، هوارد تامبر(1993) در عين‌ حال‌ كه‌ معتقد است‌ مديريت‌ اطلاعات‌ در انسجام‌ دولت‌هاي‌ معاصر نقشي‌بنيادي‌ دارد، مي‌نويسد: «وابستگي‌ دولت‌ها به‌ ارتباطات‌ و اطلاعات‌ در كوشش‌هاي‌ آنان‌ براي‌دستكاري‌ افكار عمومي‌ و استمرار كنترل‌ اجتماعي‌ بيش‌ترين‌ را اهميت‌ را دارد.» تامبر شاهداين‌ ادعا را عملكرد دولت‌ مارگارت‌ تاچر، نخست‌ وزير بريتانيا طي‌ دهه‌ 1980 ذكر مي‌كند كه‌با سياست‌ پنهان‌ كاري‌، ممنوعيت‌ پخش‌ صدا و تصوير فعالان‌ سياسي‌ ايرلند شمالي‌ و يا اعمال‌محدوديت‌ در مورد اخبار جنگ‌ فالكند از رسانه‌هاي‌ اين‌ كشور روش‌هايي‌ از كنترل‌اطلاعات‌ را اعمال‌ كرد. مشابه‌ با سازمان‌هاي‌ سياسي‌ اين‌ گونه‌ كنترل‌ها را در سازمان‌هاي‌تجاري‌ و بنگاه‌هاي‌ اقتصادي‌ نيز مي‌توان‌ مشاهده‌ كرد. (وبستر - 255: 1380)

وبستر به‌ نقل‌ از ريچارد تدلو مي‌نويسد: پدر ايالات‌ متحده‌ همزمان‌ با بزرگ‌تر شدن‌ شركت‌هااهميت‌ كنترل‌ اخباري‌ كه‌ آن‌ها نمي‌توانستند از پيدايش‌ و توليد آن‌ خودداري‌ كنند، درك‌ شدو پيامد اين‌ امر تأسيس‌ بخش‌هاي‌ تبليغات‌ و روابط عمومي‌ بود.پ به‌ بيان‌ ادوارد برنيز (1980)يك‌ بنگاه‌ اقتصادي‌ افزون‌ بر فروش‌ فرآورده‌هاي‌ صنعتي‌، به‌ فروش‌ تصوير موسسه‌ به‌ عامه‌مردم‌ نياز داشت‌ تا در يك‌ نظام‌ يكپارچه‌ اقتصادي‌ مطرح‌ شود. فرانك‌ وبستر (وبستر - 255: 1380) ضمن‌ تأييدديدگاه‌هاي‌ انتقادي‌ و خطراتي‌ كه‌ مديريت‌ اطلاعات‌ در جوامع‌ معاصر متوجه‌ گستره‌ همگاني‌كرده‌ است‌ و آن‌ را مانعي‌ در تحقق‌ جامعه‌ اطلاعاتي‌ مي‌بيند، همزمان‌ نقش‌ دولت‌ها را در ارائه‌خدمات‌ اطلاع‌ رساني‌ دولتي‌ ياد آور مي‌شود. به‌ نوشته‌ وبستر بخش‌ اعظم‌ آگاهي‌هاي‌ ما ازهمين‌ اطلاعات‌ سرچشمه‌ مي‌گيرد كه‌ از طريق‌ رسانه‌هاي‌ همگاني‌ به‌ دست‌ ما مي‌رسند، به‌عبارتي‌ پسياست‌هاي‌ جاري‌ دولت‌ در صورت‌ فقدان‌ اطلاعات‌ معتبر آماري‌ به‌ سختي‌ قابل‌درك‌ است‌. به‌ همين‌ دليل‌ در سراسر سده‌هاي‌ نوزدهم‌ و بيستم‌ اين‌ ديدگاه‌ گسترش‌ يافت‌ كه‌گردآوري‌ درست‌ و سيستماتيك‌ اطلاعات‌ به‌ عنوان‌ يك‌ ضرورت‌ در ارزيابي‌ و تحليل‌مسائل‌ سياسي‌ بايد توسط دولت‌ انجام‌ گيردپ. در اين‌ فرايند ارتباطي‌ علاوه‌ بر رسانه‌ها كه‌ نقش‌ميانجي‌ در اطلاع‌ رساني‌ به‌ مردم‌ را به‌ عهده‌ دارند، شركت‌هاي‌ بزرگ‌ نيز با به‌كارگيري‌فن‌آوري‌ پيشرفته‌ رايانه‌اي‌ سعي‌ در كسب‌ سريع‌تر اين‌ گونه‌ اطلاعات‌ را دارند تا از ارزش‌افزوده‌ آن‌ها بهره‌مند شوند.

6.فن‌ آوري‌ اطلاعات‌ و آينده‌ سازمان‌

قرن‌ اطلاعات‌ ساختار سازمان‌ را شاخه‌ شاخه‌ مي‌كند، در حالي‌ كه‌ سازمان‌ها در دوران‌صنعتي‌ بر پايه‌ مقررات‌ و سلسله‌ مراتب‌ ديوان‌ سالاري‌ استوار بودند. به‌ عقيده‌ پيتر دراكر(1998) سازمان‌ جديد در قرن‌ اطلاعات‌ با ساختاري‌ مبتني‌ بر اطلاعات‌ است‌. از ديدگاه‌دراكر سازمان‌ جديد نتيجه‌ كاركرد ديوان‌ سالاري‌ نيست‌ ، بلكه‌، حاصل‌ تلاش‌ پمتخصصان‌دانش‌پ است‌ كه‌ فرايند اطلاعات‌ را خلق‌ مي‌كنند. به‌ عقيده‌ او، كارگران‌ جامعه‌ مبتني‌ بر دانش‌ به‌طور مقدماتي‌ با اطلاعات‌ كار مي‌كنند.

به‌ نظر دراكر بر خلاف‌ گذشته‌ كه‌ سازمان‌ عمدتا از ديدگاه‌ ديوان‌ سالاري‌ و سلسله‌ مراتبي‌ از بالا به‌ پايين‌ ديده‌ مي‌شد و شكل‌ يك‌ هرم‌ را داشت‌، سازمان‌ مبتني‌ بر اطلاعات‌ نوعي‌ساخت‌ مسطح‌ دارد و دانش‌ از اين‌ پس‌ تنها در دست‌ بالايي‌ها منحصر نخواهد شد و در سطوح‌پكارشناسان‌ دانش‌پ كه‌ در رده‌هاي‌ مختلف‌ اشتغال‌ دارند، توزيع‌ خواهد شد. براي‌ مثال‌، پست‌الكتروني‌ جايگزين‌ تلفن‌ مي‌شود. اما پست‌ صوتي‌ امكان‌ ذخيره‌ سازي‌ اطلاعات‌ را بالامي‌برد. سيستم‌ ملاقات‌ الكتروني‌ نوعي‌ حمايت‌ جمعي‌ را با خود خواهد آورد.

تله‌ كنفرانس‌ امكان‌ برقراري‌ ارتباط بين‌ كارشناسان‌ دانش‌ را فراهم‌ مي‌آورد و در هزينه‌رفت‌ و آمد و زمان‌ صرفه‌ جويي‌ مي‌شود. بانك‌هاي‌ اطلاعات‌ امكان‌ دسترسي‌ آسان‌تر به‌داده‌هاي‌ داخلي‌ و خارجي‌ را فراهم‌ خواهند كرد. سيستم‌ تصميم‌گيري‌ به‌ وسيله‌ رايانه‌، سيستم‌اداره‌ الكتروني‌، هماهنگي‌، اطلاع‌ رساني‌ و شبكه‌هاي‌ مخابراتي‌ موجبات‌ كار كردن‌ بر اساس‌اقتصاد اطلاعات‌ را فراهم‌ مي‌كنند. فن‌ آوري‌ همچنين‌ در روش‌هاي‌ ارتباطي‌ سازمان‌ها تغييربه‌ وجود خواهد آورد. از جمله‌: داده‌هاي‌ الكتروني‌ (EDI)، اطلاعات‌ مربوط به‌فروش‌،صورتحساب‌هاي‌ بانكي‌ و نظاير آن‌.

جيمز سن‌ (1995) با اشاره‌ به‌ اين‌ كه‌ قرن‌ اطلاعات‌ از سال‌ 1957 در امريكا آغاز شده‌اثرهاي‌ فن‌ آوري‌ ارتباطي‌ در سازمان‌ها را به‌ شرح‌ زير بيان‌ مي‌كند:

1. نسبت‌ نيروهاي‌ شاغل‌ در بخش‌ اطلاعات‌ بيش‌تر از مجموع‌ شاغلان‌ بخش‌هاي‌ صنعت‌ وكشاورزي‌ خواهد شد;

2. تجارت‌ متكي‌ بر فن‌ آوري‌ اطلاعات‌ است‌ ;

3. فرايند اشتغال‌ در جهت‌ افزايش‌ توليد است‌ ;

4. موفقيت‌ با كارايي‌ حداكثر فن‌آوري‌ حاصل‌ مي‌شود ;

5. فن‌ آوري‌ اطلاعات‌ در اغلب‌ توليدات‌ و خدمات‌ به‌ كار گرفته‌ مي‌شود.(Andrews - 1996 : 57)

جمع‌ بندي‌

در جمع‌ بندي‌ از اين‌ بحث‌ مي‌توان‌ اثرهاي‌ رسانه‌هاي‌ جديد براي‌ ارتباطات‌ برون‌ سازماني‌ درجوامع‌ معاصر را فهرست‌ وار به‌ شرح‌ زير ارائه‌ داد كه‌ هر يك‌ مي‌تواند موضوع‌ جداگانه‌اي‌براي‌ مطالعه‌ باشد:

1. مديران‌ بدون‌ مهارت‌ ارتباطي‌ حذف‌ مي‌شوند ;

2. ارتباطات‌ سازماني‌ (درون‌ و بروني‌) از اهميت‌ بيشتري‌ برخوردار مي‌شود ; ومديريت‌ ارتباطات‌ مجموعه‌ فعاليت‌هاي‌ ارتباطي‌ خارج‌ از سازمان‌ (شامل‌ فروش‌ ،استخدام‌،بازاريابي‌ و آگهي‌، ارتباط با مشتريان‌ و روابط عمومي‌) را در بر مي‌گيرد ;

3. ارتباط با رسانه‌ها بيشتر جنبه‌ مستقيم‌ و زنده‌ پيدا مي‌كند و مديريت‌ اطلاعات‌ توسعه‌مي‌يابد ;

4.  مشاركت‌ مردم‌ و كاركنان‌ بيشتر خواهد شد و در جامعه‌ مبتني‌ بر دانش‌، اطلاعات‌ درسطح‌ كارشناسان‌ توزيع‌ مي‌شود ;

5. توليد اطلاعات‌ افزايش‌ مي‌يابد و سازمان‌ها بيش‌تر بر تصوير و هويت‌ سازماني‌ متكي‌خواهند شد ;

6. با افزايش‌ اهميت‌ و نقش‌ رسانه‌ها در جوامع‌ واحدهاي‌ ارتباطي‌ سازمان‌ها توسعه‌خواهند يافت‌ ;

7. سنجش‌ نظرات‌ مردم‌ از اهميت‌ بيشتري‌ برخوردار شد.

8. شبكه‌هاي‌ ارتباطي‌ دروني‌ و برون‌ سازماني‌ توسعه‌ خواهند يافت‌;

9. پايش‌ (مونيتورينگ‌) اطلاعات‌ و رسانه‌ها از فعاليت‌هاي‌ عمده‌ هر سازمان‌ مي‌شود ;

10. پاسخ‌ گويي‌ به‌ رسانه‌ها از اهميت‌ بيشتري‌ برخوردار خواهد شد ;

11. فن‌ آوري‌هاي‌ جديد اطلاعات‌ در دو سطح‌ ارتباطي‌ و تصميم‌گيري‌ به‌ كار مي‌افتند ;

12. فن‌ آوري‌هاي‌ جديد، فن‌ آوري‌هاي‌ سنتي‌ را حذف‌ نمي‌كنند، بلكه‌ با آن‌ها ادغام‌مي‌شوند ; و

13. رسانه‌هاي‌ آينده‌ ،رسانه‌هاي‌ رايانه‌اي‌ (سايبر) خواهند بود.

منابع‌:

دعاني‌ حبيب‌ ا... (1373) و الگوي‌ ارتباطات‌ سازماني‌ مناسب‌ در گروه‌ ملي‌ صنايع‌ فلولادايران‌، رساله‌ دكتري‌، تهران‌: دانشگاه‌ تهران‌.

راش‌ مكاتيل‌ (1377)، جامعه‌ و سياست‌، ترجمه‌ منوچهر صهوري‌، تهران‌

كوكلان‌، هوشنگ‌ (1358)، رفتار سازماني‌، تهران‌: دانشكده‌ مديريت‌ بازرگاني‌

محسنيان‌ راد، مهدي‌ (1378)، ارتباطشناسي‌، چاپ‌ سوم‌، تهران‌: سروش‌

معتمدتژاد، كاظم‌ (1357)، وسايل‌ ارتباط جمعي‌، تهران‌: دانشكده‌ علوم‌ ارتباطات‌ اجتماعي‌

مقدس‌، جلال‌ (1378)، كرابرد سايبرنتيك‌ در سازمانهاي‌ اجتماعي‌، ارتباطات‌ سازماني‌(مجموعه‌ مقالات‌) جعي‌ از اساتيد، تهران‌: مركز آموزش‌ مديريت‌ دولتي‌.

ميلر، كاترين‌ (1377)، ارتباطات‌ سازماني‌: رويكردها و فرايندها، ترجمه‌ آذر قبادي‌، تهران‌:انتشارات‌ مديريت‌ صنعتي‌

نطقي‌، حمدي‌ (1349)،مديريت‌ و روابط عمومي‌، تهران‌: دانشكده‌ علوم‌ ارتباطات‌ اجتماعي‌

هاميلتون‌، سيمور (1375)، تجزيه‌ و تحليل‌ ارتباطات‌ سازماني‌، ترجمه‌ داود محبعلي‌، تهران‌:دانشگاه‌ علامه‌ طباطبايي‌ .

References

Andrews. Patricia Hayes and Richard T . Herschel, (1996). Organisationl

Communication. Boston: Houghton Mifflin Company.

Adams James (1980). Intemational Procass and Organisation BoundaryActivities, Research in Organisational Behaviour (2) , 321-355.

Bernays, Edward . (1980), Public Relations . (1952) Norman: OklahamaUniversity Presss.

Braman , Sandra. (193) , Harmonisation Of Systems: The Third Stage of theInformation Society , Journal of Communication , 43 (3) , pp. 130-140.

Clampitt phillip G .. (1991), Communicatiog for Managerial Effectiveness ,London : Sage.

Druker Peter . (1954) , The Practice of Managment , New York : Harper &Row.

Forester Tom. (1980), The Microelectronics Revolution, Oxford : BasilBlackwell.

Grunig , James and Ted Hunt, (1984), Managing Public Relation. New York:Holt. Holtz, Shel. (1999) , Public Relations on the Net, New York: Amacom.

Herzberg, F, (1966), Work and Nature of Ma , Cleveland: WPC.

Lleavit H.J. (ed) (1964). Reading in Managerial Psychology. Chicago:University of hicago.

Martin James . (1987). The Wired Society : A Challene for Tomorrow , NewJersey: Prenice - Hall.

Maclup , Fritz, (1962), The Poduction and Distribution of Knowledge in theUnited States , Princeton, NJ: Princetin University Press.

Meyer. James W . and William R . Scott. (1983) , OrganisationalEnvironments : Ritual and Ratiionality, Beverly ills, CA: Sage.